Šiais laikais vis daugiau įvairių reikalų, tiek asmeninių, tiek ir darbo, yra tvarkomi internetu. Kasdien gauname ir patys išsiunčiame daugybę elektroninių laiškų, todėl jei norite padaryti gerą įspūdį, itin svarbu žinoti pagrindinius etiketo reikalavimus. Šios dienos Vivus Finance tinklaraščio įraše kalbame apie tai, į ką reikia atkreipti dėmesį, prieš išsiunčiant laišką.
Visada užpildykite temos laukelį
Užpildydami temos lauką, galėsite tikėtis, kad jūsų laiškui bus skirta daugiau dėmesio ir adresatas jį kur kas greičiau perskaitys. Ypač jei rašote svarbiu klausimu. Kiekvienas žmogus kasdien gauna nemažai laiškų, ypač susijusių su darbu, todėl kartais atsakymo tenka palaukti ilgai. Būtent dėl šios priežasties visada nurodykite temą. Taip pat toks laiškas atrodo kur kas oficialiau bei tvarkingiau. Venkite temos laukelyje vartoti didžiąsias raides – tai sukelia neprofesionalumo įspūdį bei jūsų laiškas gali būti palaikomas reklaminiu pranešimu.
Nauja tema – naujas laiškas
Net jei su tam tikru asmeniu susirašinėjate dažnai, jei jums prireikia parašyti laišką nauja tema, niekada neieškokite seno laiško ir neatsakinėkite į jį. Taip daryti galima tik tada, kai norite pratęsti pokalbį ta tema, kuria buvo bendraujama. Jei atsakysite į seną laišką ir pradėsite rašyti visiškai nauja tema – atrodysite itin neprofesionaliai.
Skirkite dėmesio savo parašui
Kiekviename išsiunčiame laiške turėtų būti jūsų parašas, kuriame būtų nurodytas jūsų vardas, pavardė, užimamos pareigos bei kontaktiniai duomenys (el. pašto adresas, telefono numeris, adresas ir t.t.), kad prireikus, adresatui nereikėtų ieškoti šių duomenų papildomai ir viskas būtų vienoje vietoje. Ši taisyklė negalioja tik susirašinėjant asmeniniais reikalais, su savo artimaisiais ir draugais.
Taip pat itin svarbu su parašu nepersistengti, neretai žmonėms mėgsta be kontaktinių duomenų, parašyti motyvuojančių citatų, įvairių nuorodų ir t.t. Profesiniuose elektroniniuose laiškuose tokio pobūdžio parašų patariame vengti arba rinktis bent jau kuo trumpesnį.
Atsargiai juokaukite
Jei elektroniniu paštu bendraujate darbo reikalais arba su mažai pažįstamu asmeniu – venkite juokauti. Elektroniniu paštu humoras nepersiteikia taip, kaip pasakytas kalbantis gyvai: nėra matoma emocija, negirdimas balso tonas, kuriuo tai yra sakoma, todėl adresatui, jūsų pasakytas pokštas, gali nuskambėti kaip priekaištas arba įžeidimas.
Prieš išsiųsdami – perskaitykite
Niekas neatrodo taip neprofesionaliai, kaip laiškas, parašytas su gramatinėmis klaidomis. Suprantama, kad skubant, turint daug darbo ir bandant atsakyti į laišką, gali pasitaikyti spausdinimo klaidų, tačiau prieš išsiųsdami, skirkite kelias akimirkas laiško peržiūrai ir tik būdami tikri, kad jame klaidų nėra – siųskite. Tai itin svarbu siunčiant įvairius, su verslu susijusius laiškus.
Taip pat venkite vartoti trumpinius, ypač oficialiuose laiškuose, tai atrodo itin neprofesionaliai. Pilną žodį parašyti užtruksite ne taip ilgai, kad būtų verta jį trumpinti.
Prieš siųsdami prisegtus failus – atsiklauskite
Šis patarimas itin svarbus, jei siunčiate didelės apimties failus. Pirmiausiai susisiekite su adresu ir paklauskite ar galite atsiųsti tam tikro dydžio prisegtą. Įmonėse kartais darbuotojai turi ribotą atmintį kompiuteriuose, todėl jūsų be įspėjimo nusiųstas didelės apimties failas, gali sukelti nepatogumų.
Laikytis darbe etiketo taisyklių yra savaime suprantama, rodos žinome, kaip bendrauti su kolegomis, kaip elgtis verslo susitikimuose, tačiau, yra itin svarbu skirti dėmesį elektroninių laiškų etiketui, kad jūsų kuriamas įspūdis nebūtų sugadintas.
